Regulamin procesu oceny abstraktów

Załącznik nr 2 do
Uchwały Zarządu Fundacji Candela

nr 6/2024

 

Regulamin procesu oceny zgłoszeń na wydarzenie organizowane przez Fundację Candela

(wersja z dnia 6 stycznia 2025)

Niniejszy Regulamin określa zasady oceny zgłoszeń prezentacji naukowych wysyłanych w związku z przygotowaniem programu naukowego Wydarzenia organizowanego przez Fundację Candela.

§ 1 Definicje

Terminy użyte w niniejszym Regulaminie mają znaczenie podane poniżej, o ile z jego treści nie wynika wyraźnie inaczej:

  1. Abstrakt – skrócona forma opisu tematyki prezentacji, zgłaszanej przez Autora do zaprezentowania podczas Wydarzenia, 
  2. Autor albo Autorzy– osoba (albo osoby) będąca autorem lub współautorem materiałów zawartych w Zgłoszeniu,
  3. Autor Prezentujący – osoba spośród Autorów, wskazana w zgłoszeniu jako prezentująca treść zawartą w Zgłoszeniu podczas Wydarzenia, w przypadku zaakceptowania zgłoszenia
  4. Adres Fundacji – adresy e-mail: hello@candela.org.pl oraz events@candela.org.pl,
  5. Komitet Naukowy – grupa osób, powołanych przez Fundację, która uczestniczy w procesie analizy i oceny zgłoszeń,
  6. Fundacja – Fundacja Candela, z siedzibą w Warszawie (03-822), przy ul. Grochowskiej 357/513, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod numerem KRS: 0000885495, posiadającą numery NIP: 1133028363, REGON: 388293056, DUNS: 679296691 oraz NCAGE: 9AHKH,
  7. Plagiat – przedstawienie cudzej pracy lub jej fragmentów (w Zgłoszeniu) jako własnej, bez odpowiedniego cytowania źródła. Dotyczy to zarówno tekstu, jak i danych, obrazów, tabel czy innych materiałów.
  8. Proces – proces oceny Zgłoszeń, mający na celu przygotowanie programu naukowego Wydarzenia, organizowany zgodnie z postanowieniami Regulaminu,
  9. Regulamin – niniejszy Regulamin,
  10. Formularz – system umożliwiający wysyłanie Zgłoszenia, dostępny na stronie internetowej o adresie wwww.participate.oecs19.pl 
  11. Strona Fundacji – strona internetowa Fundacji Candela, dostępna pod adresem candela.org.pl
  12. Strona Wydarzenia – strona internetowa związana z danym Wydarzeniem, dostępna pod adresem https://www.oecs19.pl/ oraz https://www.participate.oecs19.pl/
  13. Wydarzenie – konferencja naukowa „XIX International Conference on Optics of Excitons in Confined Systems” organizowana przez Fundację, która odbędzie się w Warszawie w dniach 14-18 lipca 2025 roku w Centrum Konferencyjnym Centrum Nauki Kopernik,
  14. Zarząd Fundacji – organ uprawniony do reprezentowania Fundacji,
  15. Zgłoszenie - zbiór wszystkich informacji niezbędnych do wzięcia udziału w Procesie. Jednym z elementów Zgłoszenia jest Abstrakt. 

§ 2 Przebieg Procesu

  1. W celu przesłania Zgłoszenia, osoba zgłaszająca przesyła wypełniony Formularz, w ramach którego:
    1. Załącza Abstrakt (opisujący treść do zaprezentowania podczas Wydarzenia).
    2. Załącza informacje o Autorach (m.in. imiona, nazwiska, afiliacje, adresy email).
    3. Załącza Informacje o Autorze Prezentującym (imię, nazwisko, afiliacje, adres email).
    4. Potwierdza zapoznanie się i akceptację Regulaminu i dokumentów pomocniczych.
  1. Po otrzymaniu Zgłoszenia, Fundacja przeprowadza ocenę formalną, którą wykonuje wyznaczona przez Fundację osoba oraz ocenę merytoryczną, której dokonuje Komitet Naukowy.
  2. W przypadku uzyskania negatywnego wyniku oceny formalnej, Zgłoszenie jest odrzucane i nie podlega dalszej ocenie merytorycznej. 
  3. Podczas oceny merytorycznej weryfikowane jest, czy Zgłoszenie i Abstrakt spełniają wymagania określone na Stronie Wydarzenia oraz w Regulaminie.
  4. Na podstawie wyników oceny merytorycznej wybierane są Zgłoszenia, które zostają zakwalifikowane do prezentacji podczas Wydarzenia oraz wybierana jest forma prezentacji.
  5. Osoba zgłaszająca informowana jest o wyniku oceny merytorycznej lub o konieczności poprawienia Zgłoszenia by mogło zostać przekazane do oceny merytorycznej. Informacja wysyłana jest na adres email podany w Zgłoszeniu. 
  6. Niepoprawienie Zgłoszenia w terminie podanym w mailu z informacją o konieczności poprawienie Zgłoszenia, uznawane jest za wycofanie Zgłoszenia.
  7. Abstrakty zgłoszeń, które zostały wybrane do zaprezentowania podczas Wydarzenia, zostają opublikowane na Stronie Wydarzenia, wraz z informacją o Autorach oraz Autorze Prezentującym.
  8. Udział w Procesie jest darmowy. 

§ 3 Zgłoszenie 

  1. Zgłoszenie powinno zawierać elementy opisane na Stronie Wydarzenia oraz oznaczone jako obowiązkowe w Formularzu. 
  2. Abstrakt, będący elementem Zgłoszenia, powinien zostać przygotowany i sformatowany zgodnie z wytycznymi opublikowanymi na Stronie Wydarzenia. 
  3. Fundacja nie ponosi odpowiedzialności za błędne wpisanie danych do Formularza, w szczególności danych adresowych. 
  4. W razie zauważenia błędu w podanych danych należy niezwłocznie skontaktować się z Fundacją.
  5. W ramach jednego Zgłoszenia, możliwe jest zgłoszenie tylko jednego Abstraktu. 
  6. W przypadku chęci zgłoszenia więcej niż jednego Abstraktu, każdorazowo wymagane jest oddzielne wypełnienie Zgłoszenia i Formularza.

§ 4 Komitet Naukowy 

  1. Fundacja wybiera członków Komitetu Naukowego i przewodniczącego Komitetu Naukowego.
  2. Przewodniczący Komitetu Naukowego odpowiada za organizację pracy Komitetu Naukowego.
  3. Komitet Naukowy jest odpowiedzialny za przeprowadzenie oceny merytorycznej Zgłoszeń. 
  4. Decyzje Komitetu Naukowego są ostateczne i nie podlegają procedurze odwoławczej.

§ 5 Wycofanie Zgłoszenia

  1. Zgłoszenie może zostać wycofane z Procesu, na każdym etapie Procesu, przez każdego z Autorów Zgłoszenia. 
  2. Warunkiem koniecznym wycofania Zgłoszenia, jest przesłanie wiadomości email o wycofaniu zgłoszenia na Adres Fundacji. 
  3. Fundacja potwierdza wycofanie Zgłoszenia, odpowiadając na wiadomość email, o której mowa w ust. 2.
  4. W przypadku wycofania Zgłoszenia, po opublikowaniu Abstraktu na Stronie Wydarzenia, w programie Wydarzenia zostanie wyświetlony tylko tytuł Zgłoszenia oraz lista Autorów (wraz z afiliacjami) ale bez treści Abstraktu. 

§ 6 Aktualizacja Zgłoszenia

  1. Zgłoszenie może zostać zaktualizowane, w zakresie oczywistej omyłki, przez Autora Prezentującego lub pozostałych Autorów na każdym etapie Procesu.
  2. Warunkiem koniecznym aktualizacji Zgłoszenia, jest przesłanie wiadomości email o chęci zaktualizowania wraz ze zaktualizowanymi elementami Zgłoszenia na Adres Fundacji. 
  3. Fundacja potwierdza zaktualizowanie Zgłoszenia, odpowiadając na wiadomość email, o której mowa w ust. 2.

§ 6 Odpowiedzialność

  1. Każda osoba korzystająca z Formularza powinna sygnalizować Fundacji o wszelkich nieprawidłowościach w funkcjonowaniu Formularza. Fundacja nie odpowiada za czasową niedostępność Formularza, wynikającą z przyczyn technicznych lub z okoliczności, na które Fundacja nie ma wpływu, i które znajdowały się poza kontrolą Fundacji (siła wyższa).
  2. Z wyłączeniem ust. 3, żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za wyrządzoną drugiej stronie szkodę, na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu, w postaci: utraty przychodu lub zysku, utraty korzyści, utraty powiązań biznesowych, utraty zakładanych oszczędności lub utraty danych.
  3. Autorzy ponoszą pełną odpowiedzialność względem Fundacji, za utracone korzyści oraz szkody powstałe w wyniku dopuszczenia się przez Autorów Plagiatu w Zgłoszeniu.
  4. Fundacja nie ponosi odpowiedzialności za treści zawarte w Zgłoszeniach (i Abstraktach) prezentowane w ramach organizowanych Wydarzeń. Wyłączna odpowiedzialność w tym zakresie spoczywa na Autorach, w szczególności na Autorze Prezentującym. 

§ 7 Oświadczenia Autorów i Autora Prezentującego

  1. Autor Prezentujący, który przesyła Zgłoszenie, poprzez wypełnienie Formularza, oświadcza że:
    1. Uzyskał upoważnienie od wszystkich Autorów do przesłania Zgłoszenia.
    2. Zgłoszenie nie zawiera treści niezgodnych z prawem, dobrymi obyczajami, obraźliwych lub stanowiących naruszenie przepisów prawa, zaufania lub podlegających tajemnicy poufności,
    3. Zgłoszenie nie narusza (oraz nie będzie naruszać) majątkowych i osobistych praw autorskich oraz dóbr osobistych osób trzecich.
    4. Autorzy mają prawo do powielania wszelkich materiałów zawartych w Zgłoszeniu, które zostały już opublikowane lub są chronione prawami autorskimi w innych miejscach oraz że zidentyfikowali takie elementy za pomocą odpowiednich cytatów i oświadczeń o prawach autorskich, jeśli ma to zastosowanie, w podpisach lub nawet w samych grafikach (np. prawa autorskie do grafik).
    5. Uzyskał upoważnienie od wszystkich Autorów do udzielenia Fundacji licencji, o której mowa w ust. 2.
    6. Uzyskał zgodę wszystkich Autorów na opublikowanie Abstraktu.
    7. Zgłoszenie (i jego elementy) jest oryginalne i nie narusza praw autorskich osób trzecich.
  1. Autorzy udzielają Fundacji oraz podmiotom przez nią wskazanych, licencji na czas nieokreślony, nieograniczonej terytorialnie oraz przestrzennie do swobodnego korzystania ze Zgłoszenia (i jego elementów – np. Abstrakt), o ile zostaną wskazani oryginalni Autorzy Zgłoszenia.
  2. Autorzy mają prawo wypowiedzieć licencję z rocznym okresem wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec roku kalendarzowego następującego po roku, w którym złożono wypowiedzenie licencji.
  3. Wypowiedzenie licencji o którym mowa w ust.3 należy złożyć wysyłając wiadomość email na Adres Fundacji.
  4. Licencja, o której mowa w ust. 2, udzielana jest w następujących polach eksploatacji:     
  1. Drukowanie,
  2. Publikowanie w Internecie w tym m.in. na Stronie Wydarzenia oraz w programie Wydarzenia (Internet, druk),
  3. Publikowanie w aplikacjach na urządzenia mobilne związanych z Wydarzeniem,
  4. Kopiowanie lub innego rodzaju zwielokrotnianie w całości, jak i w części,
  5. Publiczne wystawiania,
  6. Wyświetlanie,
  7. Odtwarzanie,
  8. Zapis magnetyczny,
  9. Reprodukcja,
  10. Przechowywanie i archiwizowanie,
  1. Fundacja może udzielić dalszej licencji na dystrybucję Abstraktów partnerom strategicznym, współorganizatorom lub mediom w celu promocji wyników Wydarzenia, z zachowaniem praw autorskich autorów, na co Autorzy i Autor Prezentujący wyrażają zgodę.
  2. Zgłoszenie i Abstrakt są rozpowszechniane na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 4.0 Międzynarodowe (CC BY 4.0). Jeśli materiały prezentacyjne nie mogą być zgodne z licencją CC BY 4.0, Autorzy muszą to wyraźnie zaznaczyć w Zgłoszeniu. W obu przypadkach autorzy udzielają Fundacja prawa do przechowywania ich Zgłoszenia w celu ich przeglądania, opublikowanie na Stronie Wydarzenia i pobierania przez osoby fizyczne.

§ 8 Plagiat

  1. W przypadku wykrycia podejrzenia Plagiatu w Zgłoszeniu, Autorzy zostaną niezwłocznie poinformowani i poproszeni o wyjaśnienia w ciągu 7 dni kalendarzowych.
  2. Komitet Naukowy przeanalizuje przedstawione wyjaśnienia oraz dodatkowe dowody dostarczone przez Autorów.
  3. W przypadku nieprzedstawieniu wyjaśnień w terminie, o którym mowa w ust. 1, Zgłoszenie może zostać odrzucone.
  4. Po rozpatrzeniu sprawy, Komitet Naukowy podejmie ostateczną decyzję o akceptacji, poprawie lub odrzuceniu Zgłoszenia.
  5. Zgłoszenia, w których potwierdzono Plagiat lub naruszenie praw autorskich, zostaną natychmiast odrzucone.
  6. Fundacja zastrzega sobie prawo do powiadomienia instytucji afiliacyjnej Autora Prezentującego (oraz Autorów) o zaistniałym naruszeniu.
  7. Autorom, którzy dopuścili się naruszenia, może zostać odmówiona możliwość udziału w przyszłych wydarzeniach organizowanych przez Fundację.
  8. Wszelkie informacje związane z procedurą wykrywania Plagiatu będą traktowane jako poufne i nie będą udostępniane osobom trzecim.
  9. Jeśli osoba trzecia zgłosi podejrzenie Plagiatu lub naruszenia praw autorskich, Fundacja zobowiązuje się do przeprowadzenia rzetelnego dochodzenia zgodnie z powyższymi zasadami.

§ 9 Postanowienia końcowe

  1. Regulamin wchodzi w życie z chwilą jego opublikowania na Stronie Wydarzenia. 
  2. Wysłanie Zgłoszenia poprzez Formularz równoważne jest akceptacji postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzeganiu przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Autorem Prezentującym a Fundacją. 
  3. Fundacja zastrzega sobie prawo do:
    1. odwołania Procesu,
    2. wprowadzania zmian w Regulaminie,
    3. wyłączenia z udziału w Procesie osób, które naruszają jakiekolwiek postanowienia Regulaminu, a w szczególności:
      1. podejmują działania sprzeczne z prawem, z dobrymi obyczajami lub godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
      2. podejmują działania zmierzające do objęcia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad regulujących udział w Wydarzeniu;
      3. podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Fundacji lub godzące w jej wizerunek.
  4. W odniesieniu do wszelkich kwestii związanych z danym Zgłoszeniem zastosowanie ma Regulamin obowiązujący w dniu wysłania Formularza.
  5. W razie sporów z Autorem, sądem właściwym do ich rozpoznania jest sąd właściwy dla siedziby Fundacji.
  6. Stwierdzenie przez właściwy sąd nieważności niektórych postanowień Regulaminu pozostaje bez wpływu na jego pozostałe postanowienia.
  7. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie odpowiednie zastosowanie znajdują przepisy prawa polskiego, w szczególności kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych. 
  8. W zakresie interpretacji postanowień Regulaminu decydujące jest zdanie Zarządu Fundacji.