Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osób biorących udział w konferencjach organizowanych przez Fundację Candela

Informacja o przetwarzeniu danych osobowych osób uczestniczących w konferencjach organizowanych przez Fundacje Candela 

Administrator danych 
Administratorem danych osobowych jest Fundacja Candela z siedzibą w Polsce w Warszawie (03-822), ul. Grochowska 357/513. Z Administratorem można się skontaktować

1. listownie: Fundacja Candela, ul. Grochowska 357/513, 03-822 Warszawa
2. pocztą elektroniczną: hello@candela.org.pl
3. telefonicznie: + 48 531 968 850

Cele i podstawa prawna przetrwarzania danych osobowych
Dane osobowe będą przetwarzane w celu rejestracji i uczestnictwa w konferencji organizowanej przez Fundację Candela. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO[1] – zgoda na przetwarzanie danych osobowych.
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO[1] – wykonanie zawartej umowy - przez okres obowiązywania umowy
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO[1] – wykonanie czynności wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych oraz przepisów regulujących prowadzenie przez uprawnione podmioty postępowań wyjaśniających.
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO[1] – archiwalnym (dowodowym), polegającym na zachowaniu informacji na wypadek konieczności udowodnienia faktów lub wykazania spełnienia przez Fundację ciążących na niej obowiązków.

Zgodę na przetwarzanie danych osobowych można wycofać w dowolnym momencie, m.in. poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres hello@candela.org.pl lub events@candela.org.pl. Jednocześnie przypominamy, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.


Okres przetwarzania 
Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu wskazanego powyżej, po tym czasie zostaną usunięte tj. dane osobowe będą przetwarzane przez okres trwania konferencji, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Po tym czasie dane zostaną usunięte.

Odbiorcy danych 
Do danych osobowych będą mieli dostęp upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Fundacji Candela, którzy muszą przetwarzać dane w związku z organizacją konferencji. Odbiorcami danych mogą być również podmioty, którym Administrator zleca określone czynności, z którymi wiąże się przetwarzanie danych osobowych, np. świadczenie usługi księgowej, hosting poczty elektronicznej, operatorzy systemu rejestracji. W celu zapewnienia odpowiedniej ochrony danych osobowych, z tymi odbiorcami została podpisana umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. 

Odbiorcami danych osobowych będą również odbiorcy utworów zawierających dane osoby, której dane dotyczą (materiały reklamowe, promocyjne, marketingowe, związane z działalnością administratora, a w szczególności użytkownicy jego stron internetowych), a także agencje reklamowe, marketingowe lub drukarnie.

Odbiorcami danych mogą być współorganizatorzy konferencji oraz członkowie Komitetów Naukowych, Komitetów Sterujących, Komitetów Organizacyjnych.
Lista współorganizatorów, komitetów i ich członków jest każdorazowo publikowana na stronie internetowej konferencji.

Dane mogą być również udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. 

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) 
Organizacja wydarzenia odbywa się z wykorzystaniem technologii dostarczonej przez Google. Twoje dane będą przetwarzane przez naszego dostawcę usługi Google Workspace dla organizacji non-profit Google (z którym mamy umowę powierzenia) w jego centrach przetwarzania danych .[2].

Prawa osób, których dane dotyczą
Gwarantujemy realizację wszystkich Twoich praw wynikających z RODO, tj. prawa do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych
• usunięcia danych osobowych (z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO);
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych

Informacja o wymogu podania danych 
Podanie danych oznaczonych jako „wymagane” jest obowiązkowe. Ich niepodanie uniemożliwi udział w konferencji. Podanie pozostałych danych wskazanych w formularzu nie jest konieczne do wzięcia udziału w konferencji. Ponadto informujemy, że podczas konferencji będą wykonywane zdjęcia, które zostaną opublikowane na stronie internetowej oraz w mediach społecznościowych Fundacji Candela.

Odośniki 
[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 ze zm.), zwane dalej „RODO”.
[2] https://www.google.com/about/datacenters/inside/locations/index.html